Bei einem Abrufkontingent werden eine gewisse Anzahl von Zimmern für einen bestimmten Zeitraum reserviert, jedoch müssen diese Zimmer vom Abnehmer zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden. Der Abnehmer kann die Zimmer nach Bedarf und Verfügbarkeit zu verschiedenen Zeitpunkten buchen. Die genauen Buchungsmodalitäten und Fristen werden in der Vereinbarung festgelegt.

Accommodation (DE: Unterkunft oder Übernachtung) bezieht sich auf die Unterbringung und Bereitstellung von Räumlichkeiten für Gäste. Es umfasst die Zimmer, Suiten oder Apartments, die ein Hotel für den Aufenthalt der Gäste zur Verfügung stellt.

Ein Allotment bezieht sich auf eine vereinbarte Anzahl von Zimmern, die ein Hotel einem bestimmten Reiseveranstalter, einer Gruppe oder einem Unternehmen zu einem festgelegten Preis und Zeitraum zur Verfügung stellt. Es handelt sich um eine Art Kontingent, das dem Partner exklusiv reserviert ist.

Siehe auch: Kontingent

Eine API-Schnittstelle ist eine Reihe von Regeln, Protokollen und Tools, die es einem Softwareprogramm ermöglichen, mit einem anderen Programm oder System zu kommunizieren. Eine API-Schnittstelle ist also eine Art Brücke zwischen verschiedenen Anwendungen, die es ihnen ermöglicht, Informationen und Daten auszutauschen. API-Schnittstellen sind ein wichtiger Bestandteil der heutigen IT-Infrastruktur und können dazu beitragen, die Integration von Anwendungen zu erleichtern und die Leistung von Systemen zu verbessern.

In der Hospitality-Branche können API-Schnittstellen verwendet werden, um Daten und Informationen von verschiedenen Systemen zu integrieren, wie zum Beispiel von Hotelreservierungssystemen, Zahlungsgateways, Bewertungsplattformen und vielen anderen.

Ein Buchungssystem ist eine spezielles Software, welche Hotels bei der Verwaltung ihrer Buchungen und Reservierungen unterstützt. Es ermöglicht es Hoteliers, den gesamten Buchungsprozess effizient zu verwalten.

Siehe auch Property Management System (PMS).

Der Begriff „Channel Management“ (oder auch „Vertriebskanalssteuerung“) bezieht sich im Hotelkontext auf den Prozess der Verwaltung und Optimierung von Vertriebskanälen, über die Zimmerbuchungen getätigt werden. Es handelt sich um eine strategische Maßnahme, um die Verfügbarkeit, Preisgestaltung und Vermarktung der Zimmer auf verschiedenen Online-Plattformen und Vertriebskanälen zu steuern.

Darüber hinaus ermöglicht das Channel Management auch die gezielte Steuerung der Zimmerverfügbarkeit und Preise auf verschiedenen Vertriebskanälen, um eine größere Zielgruppe oder spezielle Marktsegmente anzusprechen. Eine effektive Channel Management-Strategie kann dazu beitragen, die Sichtbarkeit des Hotels zu erhöhen, die Buchungsraten zu steigern und letztendlich den Erfolg des Hotels zu fördern.

Es ist wichtig, dass Hotels die Funktionsweise und Potenziale des Channel Managements verstehen und die richtigen Tools und Systeme zur Verwaltung ihrer Vertriebskanäle einsetzen.

Siehe auch: Channelmanager

Ein Channel Manager ist ein Softwaretool oder eine Plattform, die Hotels bei der effizienten Verwaltung ihrer Vertriebskanäle (u.a. Online-Reisebüros (OTAs), Hotelbuchungsportale, eigene Hotel-Website/IBE und Global Distribution Systems (GDS) )unterstützt.

Die Verwendung eines Channel Managers ist heute ein wesentlicher Bestandteil des Hotelvertriebs, insbesondere für Hotels mit mehreren Vertriebskanälen. Es handelt sich um ein zentrales System, das es Hotels ermöglicht, ihre Zimmerbestände, Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit auf verschiedenen Vertriebsplattformen zu synchronisieren und zu kontrollieren. Durch die Integration des Channel Managers in das PMS können Zimmerbuchungen, Stornierungen und Änderungen automatisch zwischen den Kanälen synchronisiert werden.

Weitere Vorteile der Verwendung eines Channel Managers liegen in der Zeitersparnis und der Vermeidung von Überbuchungen oder Unter- und Überpreisungen. Hotels können ihre Zimmerverfügbarkeit und Preise in Echtzeit verwalten und aktualisieren, um die Auslastung zu optimieren und den Umsatz zu maximieren.

Bei der Auswahl eines Channel Managers ist es wichtig, auf die Kompatibilität mit den verschiedenen Vertriebskanälen, die Benutzerfreundlichkeit, die Berichterstattungsfunktionen und den Kundensupport zu achten. Ein guter Channel Manager, wie der DIRS21 Channelswitch, sollte eine nahtlose Integration und eine einfache Verwaltung der Zimmerdaten und Preise ermöglichen.

Siehe auch: Channel Management

DEHOGA steht für Deutscher Hotel- und Gaststättenverband und ist der größte Branchenverband für Hotellerie und Gastronomie in Deutschland. Er vertritt die Interessen von rund 230.000 Mitgliedsbetrieben, darunter Hotels, Restaurants, Cafés und Pensionen, auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene.

Der Verband setzt sich für eine starke und zukunftsorientierte Branche ein und engagiert sich in den Bereichen Lobbying, politische Interessenvertretung, Rechtsschutz, Aus- und Weiterbildung, Qualitätssicherung sowie Beratung und Unterstützung für seine Mitglieder. Der DEHOGA arbeitet eng mit anderen Verbänden, Regierungsbehörden und Interessengruppen zusammen, um die Entwicklung und das Wachstum der Hotel- und Gaststättenbranche in Deutschland zu fördern.

Bei einem Festkontingent werden eine bestimmte Anzahl von Zimmern für einen festgelegten Zeitraum, wie zum Beispiel für eine Konferenz oder eine Veranstaltung, blockiert. Diese Zimmer stehen dem Abnehmer unabhängig von der tatsächlichen Auslastung des Hotels zur Verfügung. Das Festkontingent ist für den Abnehmer verbindlich reserviert und kann nicht von anderen Gästen gebucht werden.

Die Abkürzung „GDS“ steht für „Global Distribution Systems“. Diese Systeme werden von Reisebüros und Firmenkunden weltweit genutzt und haben ihren Ursprung in der Airline Branche. Gängige GDS-Systeme sind zum Beispiel Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan oder DHISCO. Mit einer GDS-Anbindung wird ein Hotel in allen gängigen Reisebüro-Reservierungssystemen weltweit gelistet.

DIRS21 bietet dazu den Service GDS & More by DIRS21 an, bei dem sich Raten und Verfügbarkeiten aus Ihrem DIRS21 Cockpit speisen.

Ein Kontingent Es handelt sich um eine vorab reservierte Zimmermenge, die exklusiv für den Abnehmer zur Verfügung steht.

Genauer bezieht sich ein Kontingent auf eine vertraglich vereinbarte Anzahl von Zimmern, die dem Abnehmer, sei es ein Reiseveranstalter, eine Gruppe oder ein Unternehmen, täglich garantiert werden. Das Hotel muss also die vertraglich vereinbarte Mindestanzahl an Zimmern täglich für den Abnehmer bereithalten und sicherstellen, dass diese nicht anderweitig verkauft werden.

Es gibt zwei Arten von Kontingenten: Festkontingente und Abrufkontingente.

Die Verwaltung von Kontingenten ist wichtig, um Überbuchungen oder ungenutzte Zimmer zu vermeiden. Eine sorgfältige Abstimmung und Kommunikation mit dem Abnehmer ist entscheidend, um eine reibungslose Nutzung des Kontingents zu gewährleisten. Hotel-Management-Software oder Reservierungssysteme bieten Tools zur effizienten Verwaltung von Kontingenten. Damit kann das Hotel die Verfügbarkeit der kontingentierten Zimmer überwachen und Buchungen entsprechend verwalten.

In der Hotellerie bezieht sich „Mapping“ auf den Prozess des Zuordnens und Abgleichens von Hotelinformationen, insbesondere Zimmerkategorien und -attributen, zwischen verschiedenen Vertriebskanälen wie Online-Travel-Agencies (OTAs) und Hotelbuchungssystemen. Mit dem Mapping ist also die Verknüpfung von Zimmern und Raten mit externen Systemen gemeint.

Das Mapping ist erforderlich, da verschiedene Buchungsplattformen unterschiedliche Bezeichnungen, Klassifizierungen und Codes für Zimmerkategorien verwenden können. Durch das Mapping wird sichergestellt, dass die Informationen zu den Zimmern auf verschiedenen Plattformen einheitlich und korrekt dargestellt werden. So müssen beispielsweise die DIRS21-Zimmer mit den Zimmertypen im Extranet der Buchungsportale verknüpft werden, wenn sie über diese Portale (z.B. Booking.com oder Expedia) buchbar gemacht werden sollen.

No-Show (DE: „Nichterscheinen“ oder „Nichtanreise„) bezeichnet im Hotelkontext einen Gast, der eine Buchung oder Reservierung vorgenommen hat, aber nicht anreist oder storniert. No-Shows stellen eine große Herausforderung für Hotels dar, da sie zu Einnahmeverlusten und ineffizienter Zimmerauslastung führen können.

Gründe für No-Shows können u.a. sein:

• verspätete oder abgesagte Reisepläne des Gastes
• Missverständnisse
• vergessene Reservierungen

Richtlinien

Hotels haben normalerweise No-Show-Richtlinien, die in ihren Buchungsbedingungen festgelegt sind. Diese Richtlinien bestimmen, ob und in welchem Umfang dem Gast eine No-Show-Gebühr (no-show fee) berechnet wird und wie mit dem ungenutzten Zimmer umgegangen wird.

Auch bei einer regelkonformen Stornierung einer Buchung können Stornogebühren anfallen. Die Höhe dieser Gebühren richtet sich in der Regel nach dem Zeitpunkt der Stornierung. Im Allgemeinen sind die Stornogebühren für eine rechtzeitige Stornierung niedriger, als die Gebühren für einen No-Show.

Minimierung von No-Shows

Um No-Shows zu reduzieren, können Hoteliers z.B. die Angabe der Kreditkartendetails oder eine Vorauszahlung (auch: Anzahlung) verlangen, aber auch automatisierte Reservierungs-Erinnerungen versenden. Hotels erhalten Änderungen oder Stornierungen des Gastes somit rechtzeitig, können eine effiziente Zimmerauslastung sicherstellen und Umsatzverluste minimieren.

Eine weitere Methode zur Reduzierung von durch No-Shows verursachte Schäden ist möglicherweise die kalkulierte Überbuchung: Betten, bzw. Zimmer werden anhand einer Prognose zu einem bestimmten Prozentsatz absichtlich überbucht (mehr verkauft, als eigentlich verfügbar sind), um No-Shows auch kurzfristig ausgleichen zu können. Im Falle einer tatsächlich entstehenden Überbuchung (auch: Doppelbuchung) werden die Gäste in einem anderen, gleichwertigen Hotel untergebracht, oder ein Upgrade auf ein höherwertiges, verfügbares Zimmer im eigenen Hotel vorgenommen.

Die Abkürzung OTA steht für Online Travel Agency, deutsch Online-Reisebüro. Damit sind große Buchungsportale gemeint, die gegen eine Provision Hotelzimmer im Internet verkaufen. OTAs wie Booking.com, Expedia oder HRS sind trotz der Vermittlungsgebühren für viele Hotels wichtige Vertriebswege, weil sie eine hohe Reichweite haben und viele Gäste ins Hotel bringen.

Siehe Arrangements.

Siehe Arrangements.

PAX ist im allgemeinen die Abkürzung für persons approximately (ungefähre Personenanzahl), z.B. 2 Personen= 2 Pax.

In der Hotellerie wird der Begriff PAX verwendet, um die Anzahl der Personen zu bezeichnen, die eine Unterkunft, ein Hotelzimmer oder eine Veranstaltung besuchen. PAX kann sich auf einzelne Gäste beziehen, die ein Hotelzimmer belegen, oder auf die Gesamtzahl der Gäste, die an einer bestimmten Veranstaltung oder in einem bestimmten Zeitraum anwesend sind.

Die Angabe der PAX-Zahl ist wichtig, um die Kapazität eines Hotels oder einer Veranstaltung zu planen und zu verwalten. Sie dient als Grundlage für die Berechnung von Kosten, Ressourcen und Dienstleistungen, die für die Gäste benötigt werden.

Unter „PMS“ versteht man in der Hotellerie ein Property Management System, oder auch Hotelsoftware-System, das für die Verwaltung von Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben eingesetzt wird. Ein PMS deckt häufig alle Funktionen von Zimmerverwaltung bis hin zur Gästebetreuung und -abrechnung ab und ermöglicht eine zentrale Steuerung und Überwachung sämtlicher Geschäftsprozesse im Hotel.

Typische Funktionen eines PMS umfassen unter anderem:

• Zimmerverwaltung: Erfassung der Verfügbarkeiten, Reservierungen, Zuweisung von Zimmern
• Gästeverwaltung: Erfassung von Kontaktdaten, Vorlieben, Buchungs- und Aufenthaltsdauer
• Abrechnung: Erstellung von Rechnungen, Verwaltung von Zahlungen und offenen Posten
• Bestandsverwaltung: Verwaltung von Warenbeständen, Einkaufs- und Lieferantenverwaltung
• Reporting: Erstellung von Berichten und Statistiken zur Überwachung von Geschäftsentwicklungen und -trends

Ein PMS erleichtert die tägliche Arbeit der Hotelmitarbeiter erheblich, da es zahlreiche manuelle Aufgaben automatisiert und somit Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus unterstützt es die Entscheidungsfindung und bietet Hoteliers wertvolle Einblicke in die Geschäftsentwicklung ihres Betriebs.

Der Begriff Ratenparität [EN: rate parity] oder auch „Best-Preis-Klausel“ bezieht sich sich auf die Gleichstellung der Zimmerpreise für ein bestimmtes Hotel oder Zimmer auf verschiedenen Vertriebskanälen wie der Hotelwebsite, Online-Reisebüros und anderen Buchungsplattformen.

Ratenparität gilt in der Regel nur für öffentlich zugängliche Tarife, die ohne Einschränkungen für alle Kunden verfügbar sind. Firmenraten (auch als Corporate Rate bezeichnet) und andere spezielle Tarife sind in der Regel von der Ratenparität ausgenommen.

Begriffsherkunft

Der Begriff „Parität“ leitet sich von dem lateinischen Wort „par“ ab, was „gleich“ bedeutet. Im übertragenen Sinne steht Parität für „gleich stark“ oder „gleichwertig“.

Ratenparität und die OTAs

Einige Online-Reisevermittler erwarten von den  bei ihnen gelisteten Unterkünften durch eine sogenannte „Best-Preis-Klausel“ Hotels oft Ratenparität. Hotels verpflichten sich damit vertraglich, keine niedrigeren Preise auf anderen Kanälen anzubieten, einschließlich ihrer eigenen Website.

Für preisbewusste Gäste gibt es dann oft keinen klaren Vorteil bei der direkten Buchung, da OTAs nicht selten zusätzliche Vergünstigungen bieten. Zudem verfügen OTAs über umfangreiche Marketingbudgets, wodurch Gäste wahrscheinlich zuerst bei einer OTA-Plattform suchen oder auf eine OTA-Website klicken, anstatt direkt die Hotelwebsite aufzurufen.

Aktueller Status

Ratenparitätsregeln könnten jedoch in absehbarer Zeit -zumindest in einigen Ländern im europäischen Raum – ihre Gültigkeit verlieren oder haben dies bereits. Nach rechtlichen Herausforderungen in Europa sind bestimmte OTAs in einigen Regionen nicht mehr berechtigt, Ratenparität zu verlangen. Dies ermöglicht den Hoteliers – durch Ratendisparität – eine größere Flexibilität bei der Preisgestaltung auf verschiedenen Vertriebskanälen.

Ein Wholesaler (DE: Großhändler) im Gastgewerbe ist ein Drittanbieter (z.B. Reiseveranstalter), der den Verkauf von Hotelübernachtungen anbietet. Diese Großhändler kaufen große Kontingente an Zimmern zu günstigen Preisen ein, um diese dann an kleine Reiseveranstalter oder individuelle Reisende weiterzuverkaufen. Großhändler sind im B2B-Bereich tätig: Sie verkaufen nicht direkt an die Öffentlichkeit, sondern an andere Webseiten und Vertriebskanäle von Drittanbietern.