Gutscheine digital einlösen statt manuell suchen
Wie viele Minuten verliert Ihr Team jeden Tag beim Einlösen von Gutscheinen? Mehr, als die meisten denken. Obwohl Hotels Gutscheine digital einlösen, entstehen im Alltag oft noch unnötige Zwischenschritte, weil Codes manuell eingegeben, im System gesucht oder direkt im Cockpit geöffnet werden müssen. Gerade in Stoßzeiten unterbrechen diese Abläufe den eigentlichen Rezeptionsprozess und kosten Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Wenn Gutscheinprozesse unnötig Zeit kosten
Im Alltag entsteht der eigentliche Aufwand oft nicht durch einzelne Gutscheine, sondern durch die Summe vieler kleiner Zwischenschritte. Codes werden geprüft, Restguthaben nachgesehen und Informationen zwischen verschiedenen Bereichen abgeglichen. Gerade in Stoßzeiten unterbrechen diese Abläufe den eigentlichen Rezeptionsprozess und kosten Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Typische Herausforderungen dabei:
- Gutscheincodes müssen manuell eingegeben werden
- Mitarbeitende wechseln zwischen Systemen
- Status und Restguthaben sind nicht sofort ersichtlich
- Einlösen dauert länger als nötig – gerade bei hohem Gästeaufkommen
- Fehler bei der Eingabe oder Prüfung führen zu Rückfragen
Wie kann es anders laufen? Direkt scannen statt suchen
Statt Gutscheine manuell zu suchen, lassen sie sich jetzt einfach scannen – direkt im Hotelbetrieb, ohne Umwege. Mit DIRS21 Live können Gutscheine aus DIRS21 One zentral im Buchungscenter angezeigt, geprüft und verarbeitet werden. Neu ist: Über den integrierten QR-Code-Scanner öffnen Sie Gutscheine in Sekunden. Das bedeutet konkret:
Scannen
QR-Code auf dem Gutschein scannen.
Öffnen
Gutschein öffnet sich automatisch in der App.
Prüfen
Alle relevanten Infos sofort sichtbar – Wert, Status und Restguthaben.
Einlösen
Gutschein direkt einlösen – auf Wunsch auch nur teilweise.
Zusätzlich sind alle Gutscheine übersichtlich im Buchungscenter integriert – neben Anreisen und Abreisen. So bleibt alles an einem Ort und jederzeit griffbereit. Auch auf Cockpit-Seite ist der Prozess vorbereitet: QR-Codes lassen sich im Gutschein-Editor einfach hinzufügen und individuell gestalten – für einen reibungslosen Ablauf von Erstellung bis Einlösung. Das Ergebnis: weniger Klicks, kein Suchen, keine Medienbrüche – einfach scannen und fertig.
Konkrete Tipps zur Umsetzung
Der größte Effekt entsteht dann, wenn der Scan-Prozess fester Bestandteil des Rezeptionsalltags wird. Je weniger gesucht, geprüft oder manuell eingegeben werden muss, desto schneller läuft die Einlösung im Gästekontakt.
Worauf es dabei ankommt:
- Hinterlegen Sie QR-Codes direkt im Gutschein-Editor
- Nutzen Sie klare Gutscheinlayouts für bessere Scanbarkeit
- Schulen Sie Ihr Team auf den Scan-Prozess statt manueller Eingabe
- Verwenden Sie den Scanner direkt im Gästekontakt (z. B. an der Rezeption)
- Nutzen Sie die Teil-Einlösung von Wertgutscheinen für flexibles Einlösen
Typische Einsatzmomente im Hotelalltag
Gerade im laufenden Hotelbetrieb entstehen rund um Gutscheine viele kleine Zwischenschritte, die Zeit kosten. Hotels, die Gutscheine digital einlösen, reduzieren manuellen Aufwand und erleichtern die direkte Verarbeitung im Gästekontakt.
Typische Situationen im Alltag:
| An der Rezeption:Ein Gast löst seinen Geschenkgutschein beim Check-in ein. Der Code wird gescannt, der Wert ist sofort sichtbar, die Buchung läuft direkt weiter.
| Im Restaurant oder Spa:Das Team greift direkt am Tisch oder im Behandlungsbereich auf den Gutschein zu, statt erst zum Rezeptionscomputer zurückzulaufen.
| In Stoßzeiten:Bei hohem Gästeaufkommen entscheidet jede gesparte Sekunde über die Wartezeit aller anderen Gäste. Ein Scan ersetzt die manuelle Suche im System.
| Bei Rückfragen zu Gutscheinen:Wert, Gültigkeit und Historie sind in Sekunden abrufbar – Auskunft direkt am Telefon statt Rückruf später.
| Bei der Prüfung von Restguthaben:Auch nach einer Teil-Einlösung lässt sich der verbleibende Betrag direkt am mobilen Gerät abrufen, etwa wenn ein Gast telefonisch nachfragt.
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Geschwindigkeit im Gutscheinprozess
Mit der direkten Gutscheinverarbeitung in DIRS21 Live verändert sich der Ablauf grundlegend:
- Kein manuelles Suchen oder Eingeben mehr
- Schnellere Abläufe im Gästekontakt
- Weniger Fehler und Rückfragen
- Mehr Übersicht über alle Gutscheine
Das Ergebnis: Ein effizienter, mobiler Gutscheinprozess – genau so, wie er im Hotelalltag gebraucht wird.
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