Nachfrage ist nicht gleich Auslastung: Buchungslücken automatisch füllen
Zwischen Nachfrage und Buchbarkeit
Buchungslücken fallen selten sofort auf, da sie zwischen bestehenden Reservierungen entstehen und im Tagesgeschäft oft unbemerkt bleiben. Obwohl die Hauptzeiträume gut gebucht sind, bleiben zwischen einzelnen Buchungen freie Nächte bestehen – häufig genau dort, wo auch kürzere Aufenthalte möglich wären. Ursache ist selten fehlende Nachfrage. Vielmehr greifen Mindestaufenthalte oder Restriktionen, die zu einem früheren Zeitpunkt sinnvoll waren, im aktuellen Buchungsumfeld jedoch nicht mehr passen. Im laufenden Betrieb fehlt meist die Zeit, diese Situationen gezielt zu analysieren und manuell zu korrigieren. So bleiben verfügbare Kapazitäten ungenutzt. Genau hier beginnt das eigentliche Problem im Hotelalltag.
Ursachen für Buchungslücken im Hotelbetrieb
Buchungslücken entstehen nicht, weil Abläufe falsch aufgesetzt sind. Sie entstehen, weil sich Buchungsverhalten verändert. Gäste buchen kurzfristiger, Aufenthalte werden kürzer und die Nachfrage verteilt sich ungleichmäßiger innerhalb des Buchungszeitraums. Regeln wie Mindestaufenthalte, die zu einem früheren Zeitpunkt sinnvoll waren, passen dadurch nicht mehr zu jeder Belegungssituation. Im Alltag bedeutet das: Einerseits sollen Verfügbarkeiten flexibel genug sein, um Buchungen zu ermöglichen, andererseits fehlt die Zeit, den Belegungsplan regelmäßig manuell zu prüfen und anzupassen. Die Folge sind freie Nächte, die im Tagesgeschäft kaum auffallen, sich am Monatsende jedoch direkt auf Auslastung und Umsatz auswirken. Genau diese Situation findet sich in vielen Betrieben regelmäßig im Belegungsplan wieder – oft ohne bewusst wahrgenommen zu werden.
Automatische Unterstützung im Belegungsprozess
Der Belegungsoptimierer setzt genau an dieser Stelle an. Er analysiert den Belegungsplan kontinuierlich und erkennt automatisch Buchungslücken, die im Tagesgeschäft oft übersehen werden. Auf Basis dieser Analyse passt das System die Verfügbarkeiten gezielt an. Mindestaufenthalte und Restriktionen werden dort angepasst, wo es sinnvoll ist, um zusätzliche Buchungen zu ermöglichen – ohne zusätzlichen manuellen Pflegeaufwand. Die Optimierung erfolgt vollständig integriert in DIRS21 One und wirkt direkt in Ihrer IBE. Bestehende Prozesse bleiben erhalten, werden jedoch intelligent ergänzt.
Was die Funktion leistet
- Automatische Erkennung von Buchungslücken im Belegungsplan.
- Dynamische Anpassung von Verfügbarkeiten an die aktuelle Nachfrage.
- Flexible Anpassung von Mindestaufenthalten, um auch kürzere Aufenthalte ab einer Nacht zu ermöglichen.
- Automatisierte Steuerung ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.
- Kontinuierliche Optimierung der Verfügbarkeiten auf Basis der aktuellen Belegung.
Der Belegungsoptimierer erkennt Buchungslücken und passt Verfügbarkeiten automatisch an.
Zwei Strategien für unterschiedliche Belegungssituationen
Nicht jede Belegungssituation erfordert dieselbe Vorgehensweise. Je nach Nachfrage, Saison und Auslastungsniveau braucht es unterschiedliche Strategien, um freie Nächte sinnvoll zu nutzen. Der Belegungsoptimierer bietet dafür zwei klar definierte Funktionen, die sich gezielt einsetzen lassen.
Lückenfüller
Der Lückenfüller setzt auf Flexibilität, wenn Nachfrage schwankt oder Buchungen kurzfristig erfolgen. Entstehende Buchungslücken können unabhängig von bestehenden Mindestaufenthalten gefüllt werden. So werden auch kürzere Aufenthalte möglich, ohne dass der Belegungsplan manuell angepasst werden muss. Diese Funktion eignet sich besonders für Zeiträume mit wechselnder Nachfrage oder für Betriebe, die spontan auf Buchungspotenziale reagieren möchten. Neue Lücken werden automatisch erkannt und weiter optimiert.
Lückenvermeider
Der Lückenvermeider verfolgt einen klaren Ansatz mit Fokus auf gleichmäßige Belegung und zielt darauf ab, neue Buchungslücken von vornherein zu vermeiden. Mindestaufenthalte bleiben bestehen und greifen weiterhin. Buchungen werden so gesteuert, dass freie Nächte nur dann vergeben werden, wenn der Zeitraum vollständig gefüllt werden kann. Diese Funktion eignet sich besonders für Hotels mit stabiler Nachfrage oder für Zeiträume, in denen eine gleichmäßige Belegung Priorität hat.
Einsatz im Hotelalltag
- Zwischen bestehenden Buchungen, wenn einzelne Nächte frei bleiben, obwohl Nachfrage für kürzere Aufenthalte vorhanden ist.
- Rund um Wochenenden und Brückentage, wenn Mindestaufenthalte Buchungen blockieren.
- Bei kurzfristigen Buchungen, wenn Gäste flexibel anreisen möchten, der Belegungsplan darauf jedoch nicht ausgelegt ist.
- Nach Stornierungen, wenn kurzfristig Lücken entstehen, die manuell oft nicht mehr aktiv nachgepflegt werden.
Buchungslücken gezielt steuern
Wer Buchungslücken systematisch berücksichtigt, stabilisiert die Auslastung, ohne den Belegungsplan täglich manuell nachzuziehen. Entscheidend ist jedoch, wie systematisch damit umgegangen wird. Eine automatisierte Steuerung von Verfügbarkeiten hilft dabei, freie Nächte besser zu nutzen, ohne den Belegungsplan laufend manuell nachzuarbeiten. So entsteht Entlastung im Tagesgeschäft und eine stabilere Auslastung – ohne zusätzliche Komplexität in bestehenden Abläufen.
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