Zimmerkontingente für Veranstaltungen: Schluss mit manuellen Listen
Eine Veranstaltung im Haus, das Kontingent besprochen, der Vertrag unterschrieben. Was dann folgt, kennt jeder, der die Zimmerbuchung für Veranstaltungen schon einmal begleitet hat: Anfragen, die per Mail reinkommen und liegen bleiben. Zimmer, die geblockt sind, aber nicht im System stehen. Eine Liste, die gut gemeint war und trotzdem nicht reicht. Und drei Wochen vor dem Termin die ersten Anrufe von Gästen, die noch kein Zimmer haben. Solche Situationen kosten Zeit, Nerven und manchmal Buchungen, die am Ende an einem anderen Haus landen.
Zimmerlisten in Excel, Anfragen per Mail, Kontingente im Kopf
Das Problem entsteht nicht, weil Hotels schlecht organisiert sind. Es entsteht, weil das Eventgeschäft strukturell anders funktioniert als das reguläre Zimmergeschäft und weil die meisten Systeme dafür keine eigene Lösung bieten. So läuft die Zimmerverwaltung für Veranstaltungen dann oft ab: Kontingente landen in Excel, Anfragen kommen per Mail, Zimmer werden per Telefon zugeordnet. Aus dem Behelf wird schnell ein echtes Problem. Der Aufwand summiert sich schnell: Jede Buchungsänderung bedeutet manuelle Nachpflege, jede Anfrage ein weiterer Abstimmungsschritt. Und wenn niemand aktiv daran denkt, die Frist zu prüfen, bleiben geblockte Zimmer gesperrt, obwohl das Event längst vorbei ist. Dazu kommt die Gästeseite. Wer zur Veranstaltung eingeladen ist und ein Zimmer buchen möchte, erwartet denselben unkomplizierten Prozess wie bei jeder anderen Online-Buchung. Stattdessen muss er aktiv nachfragen, per Mail oder Telefon, und auf eine Antwort warten. Wer keine Antwort bekommt, bucht woanders. Der DIRS21 Event-Assistent bringt die richtige Struktur ins Eventgeschäft.
Vom Cockpit zur Buchungsseite in wenigen Schritten
Die Einrichtung beginnt im DIRS21 Cockpit: Sie legen das Event an, definieren Zeitraum, Zimmerkategorien und Kontingent, bestimmen die Konditionen und gestalten die Buchungsseite im Design, das zum Event passt. Am Ende steht ein Link, den Sie an den Veranstalter oder direkt an die Gäste weitergeben. Gäste öffnen die Seite, sehen die verfügbaren Zimmer und buchen direkt online – zu jeder Tageszeit, ohne Anruf, ohne Wartezeit. Wer eine der hinterlegten Zusatzleistungen oder ein freigegebenes Zimmerupgrade möchte, wählt das im selben Schritt aus. Für das Hotel eine einfache Möglichkeit, den Umsatz pro Veranstaltung zu steigern. Alle Buchungsdaten werden automatisch ans PMS übertragen, nicht genutzte Zimmer nach Fristablauf automatisch freigegeben. Je nach PMS kann die Darstellung der Daten dabei variieren. Für das Team bedeutet das: einmal einrichten, dann läuft es. Der Aufwand entsteht am Anfang, nicht täglich neu.
Die Funktionen, die den
Unterschied machen
- Individuelle Buchungsseite: Pro Veranstaltung richten Sie eine eigene Seite ein und geben den Link direkt an Gäste oder den Veranstalter weiter.
- Kontingentverwaltung: Zimmer einmalig blocken, den Rest erledigt das System – Buchungen werden automatisch zugeordnet, nicht genutzte Zimmer nach Fristablauf freigegeben.
- Upselling: Sie legen fest, welche Zimmerkategorien und Zusatzleistungen Gäste bei der Buchung hinzufügen können.
- Design-Editor: Eventseiten im Corporate Design des Hotels oder nach Wunsch des Veranstalters gestalten – ohne Programmierkenntnisse.
- PMS-Anbindung: Alle Buchungsdaten landen automatisch im PMS, ohne manuelle Nachbearbeitung.
- Zentrale Eventverwaltung: Buchungsstände, Kontingente und alle laufenden Events jederzeit im DIRS21 Cockpit im Blick.
Vier Situationen, eine Lösung
- Hochzeiten mit Gästen aus verschiedenen Regionen, bei denen Anreisedaten und Zimmerkategorien stark variieren.
- Firmenfeiern oder Tagungen, bei denen der Veranstalter die Seite im eigenen Corporate Design einsetzen will.
- Wiederkehrende Veranstaltungen wie Jahrestreffen oder Seminare, die als Vorlage dupliziert und angepasst werden können.
- Sportevents oder Vereinsreisen, bei denen Gruppen gemeinsam anreisen und Zimmerkontingente flexibel abgerufen werden müssen.
Die Event-Landingpage lässt sich individuell gestalten und direkt an Gäste weitergeben.
Fallbeispiel: Hochzeit mit 80 Gästen, ein Link, kein Chaos
Samstage im Sommer sind Monate im Voraus ausgebucht, das Brautpaar plant früh, die Gästeliste wächst bis kurz vor dem Termin. Was bisher jedes Mal mitgewachsen ist: der Aufwand an der Rezeption. Zimmeranfragen kommen per Mail und Telefon, das Kontingent liegt in einer Liste, die nicht immer aktuell ist. Drei Wochen vor der Hochzeit beginnen die Anrufe.
Mit dem DIRS21 Event-Assistenten läuft das anders. Das Team richtet für die Hochzeit eine eigene Buchungsseite ein – mit den gebuchten Zimmerkategorien, den vereinbarten Konditionen und einem Willkommenstext, der zur Feier passt. Das Brautpaar bekommt einen Link, den es an seine Gäste weitergibt. Wer ein Zimmer buchen möchte, erledigt das direkt online, zu jeder Tageszeit, ohne Anruf. Die Rezeption merkt den Unterschied sofort. Keine Rückfragen zum Kontingentstand, keine doppelten Buchungen, keine offenen Mailanfragen. Und wenn die Buchungsfrist abläuft, gibt das System nicht genutzte Zimmer automatisch frei – ohne dass jemand daran denken muss.
Weniger Koordination, mehr Überblick
Wer Zimmer für Veranstaltungen digital verwaltet, entlastet nicht nur die Rezeption. Kontingente werden planbar, Buchungen laufen automatisch und nicht genutzte Zimmer stehen rechtzeitig wieder im Verkauf. Was früher tägliche Nachpflege erforderte, erledigt das System im Hintergrund. Der Event-Assistent löst damit ein zentrales Problem im operativen Alltag: die saubere Abwicklung von Teilnehmerbuchungen. Für Hotels, die darüber hinaus auch Veranstaltungen selbst aktiv vermarkten und als Angebot strukturieren wollen, geht der nächste Schritt weiter mit DIRS21 PLUS. Die Entscheidung bleibt die gleiche. Weiter mit Listen und Einzelabstimmungen arbeiten oder Prozesse einmal klar aufsetzen und dauerhaft entlasten.
Online-Schulung
Sie wollen mehr über das Modul DIRS21 Event-Assistent wissen? Dann besuchen Sie unsere Online-Schulung am 21. April 2026!
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