Smarte Payment-Automatisierung: Zahlungsabwicklung im Hotel optimieren
Die Automatisierung von Zahlungen mag nicht das erste sein, was Hoteliers in den Sinn kommt, wenn sie über Optimierungen ihres Onlinevertriebes nachdenken. Elektronische Schließsysteme, (Self-)Check-In, digitale Gästemappe – vieles davon ist zum Standard für den Komfort der Gäste geworden. Doch es lohnt auch ein Blick über die Grenzen des eigentlichen Hotelaufenthaltes hinaus. Vor allem Payment-Automatisierung sollte im Digitalisierungsprozess der Hotellerie nicht übersehen oder gar übergangen werden. Gäste an der Rezeption abzukassieren, ist für viele Hoteliers ein nerviger Zeitfresser. Für den Gast verzögert es den Check-in bzw. Check-out-Prozess. Abhilfe schaffen können hier innovative Online-Payment-Lösungen, die den Gast schon bei der Buchung zur Kasse bitten – beispielsweise per Paypal oder Kreditkarte. Erfahren Sie diesem Beitrag, wie Sie von Zahlungsautomatisierungen und dem Echtzeit-Bezahlen profitieren können und was es dabei zu bedenken gibt.
Steigende Relevanz von Payment-Automatisierung in der Hospitality-Branche
Die Automatisierung von Zahlungen in der Hotelindustrie hat in den letzten Jahren deutlich an Relevanz hinzugewonnen. Die Digitalisierung geht nicht am Geldbeutel des Gastes vorbei. Die Verbraucher sind es inzwischen gewohnt, kleinere und größere Beträge online zu bezahlen. Der Prozess ist i.d.R. ziemlich einfach: Gäste buchen eine Unterkunft (typischerweise online), geben die Zahlungsdetails ein und von diesem Moment an läuft alles automatisch. Es ist nicht notwendig, die Kartennummer aufzuschreiben oder die Zahlung manuell zu setzen. Stattdessen werden die vom Gast bereitgestellten Karteninformationen autorisiert und das Geld wird dem Hotelier übermittelt.
Auch im Hotel bzw. auf der Hotelwebseite ist das möglich: Eine Payment-Integration, wie sie in der DIRS21 Buchungsmaske möglich ist, vervollständigt nicht nur den Buchungsprozess aus Sicht des Gastes – er muss sich um nichts mehr kümmern – sondern beschert Hotels auch einen stabilen Cash-Flow: Sie können die Zahlungsbedingungen so definieren, dass das Geld schon bei Buchung auf ihrem Konto landet.
Vorteile beim Echtzeit-Bezahlen:
- Liquidität und Planungssicherheit im Hotel
- Weniger Bürokratie, vor allem bei Personalknappheit
- Komfortables Handling für den Gast
- Mögliche Aufschläge bei Flex-Raten
- Self-Service beim Check-in ohne weitere Formalitäten
Voraussetzungen für Payment-Automatisierung
Alles, was Hoteliers dafür brauchen, ist eine Schnittstelle zu einem Payment Service Provider und einen entsprechenden E-Commerce-Vertrag mit einer dafür berechtigten Bank (Acquirer). Diese Verträge dürften zunächst anfallende Zusatzkosten wert sein – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Das Vorab-Zahlen entlastet spürbar die Kollegen an der Rezeption. Kontaktlose und intelligente Technologien erfordern weniger menschliche Interaktionen, verschaffen Hotelmitarbeitern mehr Zeit und wirken sich dadurch positiv auf die Gästebetreuung aus.
Eine Frage des Personals: Wie kann Payment-Automatisierung zur Entlastung beitragen?
Einige Hostels und Aparthotels gehen gar so weit, dass alle Gäste zwingend vorab zahlen müssen. Nur dann kann die Buchung abgeschlossen werden und der Check-in-Automat spuckt bei Anreise den Zimmerschlüssel aus. Das Personal am Empfang entfällt, Self-Service ist angesagt – schließlich haben Business- und Vielreisende damit meist kein Problem, wenn sie ohne persönliche Begrüßung aufs Zimmer gehen. Automatisiert man Zahlungs-Prozesse, die bisher routinemäßig manuell vom Team durchgeführt werden, reduziert dies die Arbeitskosten, rationalisiert den Betrieb und senkt die Ausgaben.
Payment & Pricing clever kombinieren
Anders sieht es jedoch im Ferienhotel aus. Doch auch hier können Raten mit verpflichtender Anzahlung sich betriebswirtschaftlich positiv auswirken. Zum Beispiel bei Frühbucher-Raten, die zwar mit Rabatten arbeiten, aber im Gegenzug eine Vorauszahlung erfordern, die auch bei Nicht-Anreise als Storno-Gebühr einbehalten wird. So verschaffen Sie sich mehr Planungssicherheit im schnelllebigen und volatilen Reisebusiness.
Chance auf spontane Zusatzverkäufe
Weiterer Vorteil: Stornierungen, No-Shows und kurzfristige Absagen werden unwahrscheinlicher, weil die Buchung durch die Vorabzahlung eine höhere Verbindlichkeit bekommt. Und zu guter Letzt sind Gäste, die ihre Übernachtung schon vorab gezahlt haben, in der Regel bereit, sich während des Aufenthalts weitere Zusatzleistungen zu gönnen, geben also mehr Geld z. B. im Restaurant, in der Bar oder für eine Wellnessbehandlung aus.
PSD2-Richtlinie und SCA bei Payment-Automatisierung beachten
Doch Vorsicht im Umgang mit Kreditkartendaten: Durch die neue Europäische Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) dürfen Gastgeber Kreditkarten, deren Daten sie nur zur Garantie vom Gast entgegen genommen haben, nicht mehr in allen Fällen ohne die Anwesenheit des Gastes belasten. Denn der Kreditkarteninhaber muss sich bei jeder Zahlung mit einem zusätzlichen Element ausweisen, beispielsweise mit einem Fingerabdruck oder mit einem Code, den er von der Bank auf sein Handy gesendet bekommt. Im Fachjargon der Banken nennt sich das „Starke Kundenauthentifizierung“ (Strong Customer Authentification/SCA). Diese kann – bei vorhandenem E-Commerce -Vertrag mit dem Acquirer – in die Direktbuchungsmaske eingebaut werden, wird dann automatisch bei jeder Buchung abgefragt und das Geld landet kurz nach Buchungsabschluss auf dem Konto der Hoteliers. Zahlungsautomatisierung ermöglicht den Hotels, verschiedene Zahlungen schnell und bequem zu verarbeiten und verbessert darüber hinaus die Sicherheit von Transaktionen.
Warum Hotels Zahlungsvorgänge dringend automatisieren sollten
Zahlungen zu automatisieren bedeutet vor allem, sie zu vereinfachen. Die Zahlungsprozesse sollten reibungslos im Hintergrund ablaufen, so dass weder die Hotelleitung noch die Mitarbeitenden der Rezeption sich allzu viele Gedanken darüber machen müssen. Auch wenn die Implementierung auf den ersten Blick eine Herausforderung darstellen kann, spart automatisiertes Payment langfristig Zeit und Kosten, reduziert menschliche Fehler und steigert die Gästezufriedenheit – ein lohnender Schritt in Richtung Zukunft.
Sie haben Fragen zur unkomplizierten und nahtlosen Implementierung von Payment-Optionen in Ihren Buchungsprozess? Gerne stehen wir Ihnen als Partner rund um die automatische Zahlungsabwicklung beratend zur Seite.
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