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PMS-Anbindung: So profitieren Sie von einer V3-Schnittstelle

Als Hotelier ist es manchmal gar nicht so einfach, die richtige Entscheidung in Sachen Software zu treffen. Denn das Reservierungssystem, im Fachjargon PMS genannt, und dessen Schnittstellen sollten individuell auf Ihr Haus abgestimmt sein. Aber was brauche ich genau für mein Hotel? Wir erläutern in diesem Blogpost den Unterschied zwischen einer V2- und einer V3-Schnittstelle – leicht verständlich, sodass Sie es auch ohne großes Tech-Fachwissen verstehen.

Dass man mit einem Hotelsoftware-Programm, im Fachjargon Property Management Systeme (PMS) genannt, seine Reservierungen und die Belegung im Hotel einfacher managen kann, dürfte sich inzwischen herumgesprochen haben. Ein PMS bildet den Belegungsplan des Hauses ab und übersetzt damit das herkömmliche Reservierungsbuch in die digitale Welt. Aber in welcher Form sollte dieses PMS-System nun mit der Buchungsmaschine und dem Channelmanager von DIRS21 verknüpft werden? Bei DIRS21 haben Sie die Wahl, Ihr PMS über eine V2-Schnittstelle oder über eine V3-Schnittstelle zu verknüpfen.

Die V3 ist die umfangreichere und modernere Schnittstelle“, sagt Christian Knöpfle, Account Manager im DIRS21 Customer Service. „Allerdings beobachte ich in der Kundenbetreuung immer wieder, dass Hoteliers sich für eine neuere V3-Schnittstelle entscheiden, ohne zu wissen, was das für den Arbeitsalltag bedeutet.“ Denn die V3 erfordert eine andere Preis- und Verfügbarkeitspflege als die V2, mit der viele DIRS21-Kunden in den vergangenen Jahren gearbeitet haben.

Nur noch eine Oberfläche für die Preispflege im Alltag

 

„Bei einer V3-Schnittstelle stellen Sie tagesaktuelle Preise, Verfügbarkeiten und weitere Restriktionen in Ihrer Hotelsoftware ein, und nicht im DIRS21-Account“, erläutert Christian Knöpfle. „Das hat den Vorteil, dass Sie im Alltag nur noch mit einem System arbeiten können und Ihre Mitarbeiter nicht auf PMS und auf den Channelmanager schulen müssen, sondern nur noch auf das PMS.“ Die V3-Schnittstelle überträgt nämlich nicht nur Preise und Verfügbarkeiten, sondern auch Restriktionen wie Mindestnächte, An- und Abreisesperren, den Zimmerstatus (geöffnet/geschlossen) sowie belegungsabhängige Preise und Kinderpreise. Einige PMS-Systeme können zudem bereits komplette Pauschalen an DIRS21 schicken, bei anderen ist dies für die Zukunft geplant.

Umgekehrt bedeutet das aber auch: Bei einer V3-Schnittstelle sollten Sie als Hotelier im DIRS21-Account selbst keine Änderungen an den einzelnen Raten vornehmen. „Preise und Verfügbarkeiten werden dann beim nächsten Daten-Update vom PMS wieder überschrieben“, berichtet der DIRS21-Kundenbetreuer, der dies bereits mehrfach erlebt hat – meist zum Unmut der betroffenen Hoteliers.

 

Grundlegende Einstellungen in Ihrem DIRS21-Account

Wenn das Set-up im DIRS21 einmal erstellt ist, wird bei einer V3-Schnittstelle Ihr PMS zu dem führenden System. Nur dort sollten Sie ihre Raten ändern und anpassen.
Christian Knöpfle DIRS21
Christian Knöpfle, Account Manager im DIRS21 Customer Service

Auf das DIRS21-System greifen Sie bei einer V3-Schnittstelle nur dann zu, wenn Sie grundlegende Einstellungen vornehmen möchten. Beispielsweise zu Stammdaten zu Zimmern, Bildern und Hausbeschreibungen, sowie zu Storno-, Zahlungs- und Garantie-Bedingungen. Dabei sind die DIRS21-Kundenbetreuer Ihnen natürlich auch weiterhin gerne behilflich.

Und wie läuft die Preispflege, wenn Sie noch eine V2-Schnittstelle haben? Der wesentliche Unterschied von der V2 zur V3 ist, dass die V2 nur eine einzige Rate übertragen kann – die Standardrate. „Im DIRS21 können dann weitere Raten angelegt werden, die sich von den Bedingungen der Standardrate ableiten, oder bei denen Sie als Hotelier eigene Bedingungen definieren bzw. zuordnen“, erläutert Christian Knöpfle, der vor seiner Tätigkeit bei DIRS21 in den Verkaufs- und Reservierungsabteilungen großer Hotels wie beispielsweise dem Öschberghof gearbeitet hat und daher weiß, wie komplex der Online-Vertrieb in der Praxis werden kann. Mit Blick auf die Zukunft würde er Hoteliers daher immer eine V3-Schnittstelle empfehlen: „Ratenstrukturen werden in dynamischen Zeiten tendenziell noch umfangreicher und da macht es Sinn, sie zentral aus einem System heraus zu pflegen.“

Übertragung aller Raten an DIRS21, nicht nur der Standardrate. Sie legen also alle Raten gesammelt im PMS an, nicht im DIRS21-Account.

Optimierte Two-way-Schnittstelle: Bei eingehenden Buchungen sehen Sie im PMS nicht nur den Namen der Rate, sondern auch die damit verknüpfen Bedingungen.

Preise, Verfügbarkeiten und Restriktionen wie Mindestnächte und Anreisesperren pflegen Sie ebenfalls im PMS ein. Im DIRS21 müssen Sie nur noch für grundlegende Einstellungen am Set-up und ggf. für Pauschalen arbeiten.

Weniger Aufwand im Alltag: Sie haben eine einheitliche Oberfläche für Gäste- und Zimmerverwaltung. Ihre Mitarbeiter brauchen Sie daher nur auf ein System zu schulen.

Bitte beachten: Manuelle Änderungen an den einzelnen Raten, Preisen und Verfügbarkeiten im DIRS21 sollten Sie bei einer V3 unterlassen. Solche Einstellungen werden dann beim nächsten Daten-Update vom PMS wieder überschrieben.

Halten Sie Rücksprache mit Ihrem PMS-Anbieter. Nicht alle dieser Systeme unterstützen beide Schnittstellen. Manche haben standardmäßig nur noch eine V3 im Angebot, andere sind noch bei V2. DIRS21 bietet seinen PMS-Anbietern in jedem Fall ein kostenfreies Upgrade auf die neuere V3.

DIRS21 arbeitet mit nahezu allen hierzulande gängigen PMS-Systemen zusammen. Sie wollen Ihr PMS-System mit DIRS21 verbinden? Melden Sie sich bei unserem Sales-Team!


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Über die Autorin

Raphaela Kwidzinski DIRS21

Assistant Head of Customer Success

Raphaela Kwidzinski

eMail: raphaela.kwidzinski@dirs21.de

Telefon: +49 7153 9250 00

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